مقاله کامل مدیریت پروژه (Project management) ، مهارت های مهم مدیریت پروژه
شاید برای شما هم این سؤال پیش آمده باشد که مدیریت پروژه چیست یا مفهوم پروژه چیست؟ در همه شرکت‌ها پروژه‌هایی وجود دارد که هر کدام‌شان هدف خاصی دارند و باید در موعد خاصی شروع و در موعد خاصی پایان یابند. به همین منظور باید نکات زیادی در مورد آنها رعایت شود. مدیریت پروژه درست و اصولی می‌تواند باعث پیشرفت یک سازمان بشود در صورتی‌که مدیریت آن به‌صورت غیرحرفه‌ای می‌تواند موجب هدر رفت بودجه‌های سازمان شود. نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟ برای اینکه بدانید چگونه مدیریت پروژه را تعریف کنید با ادامه این مقاله دکتر ویز همراه ما باشید.
همچنین در نظر داشته باشید که این رشته در حدود ۱۰۰ سال قبل برای اولین بار مطرح شد و پس از آن به مرور تکمیل شد. شرکت‌هایی که در ابتدا از این علم استفاده کردند توانستند به مرور زمان پیشرفت چشم‌گیری را در شاخص‌های عملکردی‌شان ایجاد کنند. به همین خاطر به مرور زمان بقیه شرکت‌ها هم این موضوع را استفاده کردند و توانستند مدیریت بهتری بر کارهای‌شان داشته باشند.
امروزه این رشته به یکی از پرطرفدارترین رشته‌های دانشگاهی تبدیل شده چراکه هم بازار کار خوبی دارد و هم برای کسب‌وکارهای شخصی می‌تواند بسیار مفید باشد. در ادامه این مطلب به بررسی تمامی موضوعات مرتبط با این رشته می‌پردازیم و هر آنچه که برای مدیریت پروژه شرکت یا برندتان نیاز دارید را بررسی می‌کنیم تا بتوانید به کمک آن پیشرفت‌های شاخصی را در عملکرد کارهای‌تان ایجاد کنید.
برای اینکه آشنایی بیشتری با مدیریت پروژه پیدا کنید می‌توانید از مشاوران کسب و کار دکتر ویز کمک بگیرید تا شما در این مورد راهنمایی کنند. مدیریت پروژه را تعریف کنید.
مدیریت پروژه چیست؟
اگر بخواهیم به‌طور خلاصه «مدیریت پروژه» را تعریف کنیم می‌توانیم به بگوییم که: «تخصیص، پیگیری و کاربرد منابع انسانی برای رسیدن به اهداف مشخص در یک دوره زمانی».
این تعریف به‌خوبی نشان می‌دهد که مدیریت پروژه ۲ پارامتر بسیار مهم دارد؛ اولی وجود اهداف مشخص و دومی دوره زمانی خاص. پس باید در نظر داشته باشید که شما باید حتما این ۲ عامل را در نظر بگیرید تا بتوانید مدیریت پروژه را طبق اصول انجام دهید. همچنین شخصی که مدیریت پروژه را در یک شرکت انجام می‌دهد باید با مفاهیم این رشته به خوبی آشنایی داشته باشد.
این شخص با به‌کارگیری دانش، مهارت، ابزارها و تکنیک‌های خاص پروژه‌های شرکت را مدیریت می‌کند. شرکت‌های بزرگ معمولا سعی می‌کنند برای بخش‌های مهم شرکت‌شان یک مدیر پروژه جداگانه داشته باشند تا کنترل بهتری روی پروژه‌های شرکت داشته باشند. البته در نهایت یک مدیر پروژه ارشد تمامی مدیران پروژه را مدیریت می‌کند.
مدیر پروژه ارشد باید تجربه بسیار بالایی داشته باشد تا بتواند در مواقع بحران کنترل مناسبی روی پروژه‌های شرکت داشته باشد.
تعریف مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه فرآیندی است در جهت حفظ مسیر پروژه و به منظور دستیابی به تعادل اقتصادی و قابل توجیه، بین ۳ عامل هزینه، زمان و کیفیت. همچنین مدیر پروژه حین انجام پروژه، از ابزار و تکنیک‌های خاصی کمک می‌گیرد تا بتواند پروژه را به‌درستی کنترل کند. طبق قوانین و اصول، کنترل یک پروژه از سه روش زیر استفاده می‌کند.
تعیین وضعیت پروژه
ارزشیابی وضعیت پروژه واقعی یا برنامه
انجام اقدامات لازم در جهت بهبود پروژه
نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
البته برای کنترل پروژه نرم افزارهایی هم تولید شده است که می‌توانید برای مدیریت پروژه از آن استفاده کنید. این نرم افزارها در بسیاری از مواقع رایگان هستند اما برای دسترسی به ویژگی‌های کامل آنها باید هزینه جداگانه‌ای بپردازید. از دو نمونه پرکاربرد از این نرم افزارها می‌توان به ام‌اس‌پی و پریماورا اشاره کرد که بسیاری از شرکت‌های داخلی و خارجی از این دو نمونه استفاده می‌کنند.
فرآیند مدیریت پروژه چیست؟
همان‌طور که در مباحث قبل گفته شد مدیر پروژه فردی است که پروژه را بررسی می‌کند تا از انجام درست آن در زمان خاص و با محدوده مالی مورد نظر مطمئن شود. دقت داشته باشید که معمولاً مدیر پروژه در انجام پروژه شرکت می‌کند و صرفاً وظیفه کنترل پروژه را دارد. البته متناسب با هر شرکتی ممکن است که یک مدیر پروژه در انجام آن کار هم شرکت کند اما در سطوح عالی این اتفاق نمی‌افتد.
فرایند مدیریت پروژه چیست؟ یکی از اولین وظایف یک مدیر پروژه این است که هدف اصلی پروژه را تعیین کند و جزییات دقیق آن را هم به افراد مرتبط نشان دهد. بیان جزییات هر پروژه کمک می‌کند تا افراد شرکت بتوانند به راحتی هدف آن پروژه را درک کنند و برای رسیدن به آن تمام تلاش خود را به‌کار گیرند. همچنین در نظر داشته باشید که برای گام بعدی باید یک محدوده زمانی مشخص شود تا افراد بتوانند متناسب با زمان پروژه را پیش ببرند.
تدوین برنامه زمانی توسط مدیر پروژه صورت می‌گیرد و با توجه به اینکه ممکن است آن پروژه اهداف زیادی داشته باشد باید برای رسیدن به هر هدف، زمان خاصی، مشخصی شود. وجود زمان برای جلوگیری از هدر رفت منابع شرکت است به‌طور مثال فرض کنید که یک شرکت می‌خواهد یک کمپین فروش نوروزی را راه‌اندازی کند. در چنین شرایطی اگر مدیر پروژه کنترل مناسبی روی زمان‌بندی کار نداشته باشد ممکن است آن پروژه در زمان مشخص شده تمام نشود و شرکت نتواند به فروش مورد نظر خودش برسد.
حتی در برخی موارد ممکن است عدم مدیریت یک پروژه باعث نارضایتی مشتریان شود که در این صورت هم ممکن است آسیب‌های زیادی به «برند و برندینگ» وارد شود. در نظر داشته باشید که تمامی کارهایی که برای انجام یک پروژه صورت می‌گیرد باید با هدف تقویت برند انجام شود و جلب رضایت مشتریان انجام شود.
معمولاً مدیر پروژه با استفاده از روش بحرانی برنامه ریزی یک پروژه را انجام می‌دهد. روش مسیر بحرانی فرمولی است که فعالیت‌های مختلف پروژه را به ترتیب و به مؤثرترین شکل ممکن زمان‌بندی می‌کند. بعد از آماده شدن برنامه زمانی پروژه، معمولاً مدیر پروژه، دیگر مدیران شرکت را در جریان کارهای پروژه می‌گذارد تا تعاملات بهتری صورت گیرد. راهنمای پیگیری دانش مدیریت پروژه، ۵ گروه از فرآیند مدیریت کار را مشخص می‌کند. این ۵ گروه مدیریت پروژه به‌صورت زیر است:
آغاز
برنامهریزی
اجرا
نظارت و کنترل
پایان
این ۵ مورد با یکدیگر رابطه متقابل دارند و تمامی آنها در جهت پیش‌برد کارهای مربوط به پروژه است.
گام‌های شروع مدیریت پروژه چیست؟
شاید برای شما جالب باشد که بدانید کنترل پروژه در نیمه دوم قرن بیستم و با کمک استراتژی‌هایی تکامل پیدا کرد. این استراتژی‌ها به وسیله نظامیان، در جنگ جهانی دوم برای نظارت و بررسی پروژه‌های بزرگ و پیچیده استفاده می‌شد. البته در سال‌های قبل‌تر، از کنترل پروژه برای ساخت راه‌آهن‌های عظیم هم استفاده شد.
لازم به ذکر است که این موضوع در سال ۱۸۶۰ آغاز شد و در این پروژه هزاران نفر مشغول کار بودند؛ همچنین روزانه چند ده تن مواد اولیه خام از مکان‌های مختلف به این پروژه ورود پیدا می‌کرد و مدیریت آن بدون استفاده از علم کنترل پروژه کار غیر ممکنی بود.
بعد از شکل گرفتن مبانی اولیه مدیریت و کنترل پروژه در ابتدای قرن ۲۰ میلادی، «فردریک تیلور» با معرفی مفهوم مدیریت، کار روزانه کارگران را متحول کرد.
در واقع تیلور به‌جای اینکه از کارگران بخواهد که بیش‌تر کار کنند از آنها خواست تا با استراتژی‌های خاصی هوشمندانه‌تر کار کنند و در نتیجه توانست تأثیر بسیار مثبتی روی بازده کار آنها داشته باشد. کار هوشمندانه‌تر در یک سازمان یا یک شرکت می‌تواند به‌طور قابل توجهی بازده کاری را بالا ببرد. افرادی که به‌دنبال افزایش بازده شرکت یا سازمان‌شان هستند معمولاً به این نکته بی‌توجه هستند.
مدارک و گواهی‌نامه‌ها در مدیریت پروژه چیست؟
برای مدیریت پروژه بسته به نوع فعالیت شرکت مدرکی در موضوعات مهندسی یا علوم کامپیوتر نیاز است. البته دقت داشته باشید که مدرک MBA هم برای مدیران پروژه کارساز است. البته مدارک دیگری هم برای کنترل پروژه نیاز است و یکی از آنها مدرک متخصص مدیریت پروژه است که طرف موسسه PMI به متقاضیان داده میشود. البته درست است که این مؤسسه خصوصی است اما شرط بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها داشتن این گواهی‌نامه است.
مشاغل مناسب مدیریت پروژه چیست؟
معمولاً مدیران یک پروژه، شغل‌های مختلفی را برعهده دارند که در ادامه این شغل‌ها را بررسی می‌کنیم.
مسئول زمان‌بندی پروژه: این شخص باید توانایی بالایی در زمان‌بندی و تعهدات زمانی پروژه داشته باشد تا کارها طبق زمان‌بندی پیش بروند.
هماهنگ کننده پروژه: کارهایی از جمله برگزاری جلسات مرتبط با پروژه هم مربوط به هماهنگ کننده پروژه مدیریت است.
دستیار مدیر پروژه: این فرد در مواقع مهم به مدیر پروژه کمک می‌کند و معمولاً قسمت‌های خاصی از پروژه به این شخص محول میشود.
نکات مهم در مورد مدیریت پروژه چیست؟
همان‌طور که مشاهده کردید، مدیریت پروژه دارای وجوه مختلفی است و اجرای آنها می‌تواند یک شرکت را به پیشرفت بسیار زیادی برساند.
شرکت‌هایی که به کنترل و مدیریت پروژه‌های‌شان دقت زیادی دارند معمولاً موفق‌تر از سایر شرکت‌ها هستند. این شرکت‌ها به‌خوبی اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت خود را می‌شناسند و با صرف وقت و هزینه سعی می‌کنند در هر بازه زمانی بهترین نتیجه را برای کسب و کارشان رقم بزنند.
زمانی‌که یک شرکت از مدیریت پروژه استفاده می‌کند، تمامی افراد آن شرکت سعی می‌کنند در جهت تحقق اهداف پروژه گام بردارند و همین عامل باعث میشود تا شرکت به اهداف مشخص شده‌اش برسد.
مدیریت پروژه علم پیچیده‌ای است و گاهی اوقات نیازمند تجربه بسیار زیادی برای کنترل بحران‌های موجود در شرکت است. هر شرکتی در هر زمانی ممکن است درگیر بعضی از موضوعات شود و بحران‌های خاصی برای شرکت به‌وجود بیاید. در این اوقات یک مدیر پروژه کار بلد می‌تواند کارهای شرکت را به‌خوبی مدیریت کند و سازمان را از بحران نجات دهد.
مدیریت پروژه چیست؟ این مهارت چگونه در فعالیت‌های تجاری ما تأثیر می‌گذارد؟
مدیریت پروژه در سال‌های اخیر جایگاه ویژه‌ای در تجارت پیدا کرده است. این مهارت بخصوص مدیریت پروژه‌ای نرم افزاری به یکی از ارکان مهم برای رسیدن به مزایای رقابتی در تجارت جهانی است.
از همین رو مدیران شرکت‌های تجاری در تلاشند تا با کسب این مهارت یا استخدام مدیران پروژه، جایگاه خود را در تجارت بهبود بخشند.
در حقیقت تعریفی که برای مدیر پروژه ارائه میشود، فردی است که باید تمام جنبه‌های یک پروژه را در نظر بگیرد. همچنین از اجرای درست و دقیق آنها اطمینان حاصل کند. در عین حال نیز بتواند بودجه‌ای را که برای توسعه و انجام یک کار خاص تخصیص داده شده را نیز به‌خوبی مدیریت کند.
فرآیند مدیریت پروژه نیز مستلزم کسب مهارت‌های لازم برای انجام این کار است. این مهارت‌ها شامل سه دسته مهارت تحول (Transformation)، مهارت عملیاتی (Operational) و مهارت فنی (Technical) هستند.
در ادامه این مطلب با ۱۵ مهارت مهم برای مدیریت پروژه آشنا خواهید شد. همچنین با فرآیند و سیستم مدیریت پروژه، انواع مدیریت پروژه، نرم افزار آن و … آشنا خواهید شد.
معرفی ۱۵ مهارت مهم مدیریت پروژه
پرسش مدیریت پروژه چیست، درحقیقت یک سؤال کلی در مورد این فرآیند است. همانطورکه گفتیم مدیریت پروژه یکی از ارکان اصلی برای پیشرفت و توسعه کسب و کار است.
مدیریت پروژه در حقیقت مهارت تحقق اهدافی خاص در بازه زمانی خاص با بودجه مشخص تعریف میشود. تعریف مدیریت پروژه ممکن است ساده باشد. این تعریف ساده برای عموم قابل فهم است.
اما عملی کردن آن نیازمند داشتن دانش و مهارت کافی برای انجام این کار است. همانطورکه گفتیم این مهارت‌ها در سه دسته مهارت تحول، عملیاتی و فنی جای می‌گیرند. این مهارت‌ها شامل:
داشتن مهارت تفکر سیستماتیک
مهارت درک مفهوم فرآیند پروژه
شناسایی فرآیند مدیریت پروژه
توانایی مدل سازی فرآیند پروژه برای کارکنان
بهبود فرآیندها از طریق حاکمیت و تصمیم گیری و استقرار تکنولوژی
سنجش عملکرد پروژه
تحلیل فرآیند پروژه
طراحی فرآیند مدیریت پروژه
مدیریت قوانین
مهارت در مدیریت تغییرات احتمالی پروژه
مهارت یکپارچه سازی پروژه
مدیریت محدوده برای جلوگیری از انجام کار اضافه یا از قلم افتادن فعالیت
مدیریت زمان انجام پروژه
مهارت در مدیریت هزینه‌های پروژه
مهارت مدیریت منابع انسانی
سیستم مدیریت پروژه چیست؟
سیستم مدیریت پروژه به سیستم اطلاعات مدیریت پروژه نیز مشهور است. برخی پروژه‌ها پیچیده هستند. آغاز این پروژه‌ها اغلب با عدم قطعیت است.
سیستم مدیریت پروژه سیستمی است که از تحویل پروژه، زمان و پول پروژه‌های تحت فشار بازار حمایت می‌کند. از ویژگی‌های این سیستم باید به انعطاف آن برای دست و پنجه نرم کردن با نیازهای متعدد اعضای تیم و همچینین داشتن قابلیت آنالیز سیستم‌های سخت و نرم اشاره کرد. یک سیستم مدیریت پروژه باید دارای قابلیت‌های زیر باشد.
توانایی مدل سازی، ثبت و ذخیره، بازیابی و مدیریت عمومی داده‌های هر مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت و کنترل به‌موقع اطلاعات اصلی پروژه با یک سیستم یکپارچه
یکپارچه کردن اطلاعات از امکان سنجی تا اجرا
پردازش و گزارش دهی
قابلیت سازگاری در پروژه‌های چند تخصصی
سیستم مدیریت پروژه یا نرم افزارهای مدیریت پروژه مناسب سازمان‌هایی هستند که درآمد آنها از مدیریت پروژه‌ها است. این سیستم سبب میشود تا سازمان مربوطه بتواند با کیفیت بیشتری بر پروژه‌ها نظارت کند. به‌طورکلی وظایف یک سیستم مدیریت پروژه چیست؟:
شروع پروژه
ارائه پیشنهادات برای بهبود پروژه
امکان سنجی انجام پروژه مورد نظر
طراحی فرآیند پروژه
فراهم کردن امکان مدیریت منابع
برنامهریزی فعالیت‌های پروژه و زمان‌بندی آنها
تخصیص وظایف
کنترل پروژه
بازنگری و بررسی پروژه پس از اتمام
بررسی و مدیریت کیفیت انجام پروژه
مدیریت ریسک و هزینه‌ها پروژه
مدیریت زمان
کنترل کیفیت
مدیریت اطلاعات
گزارش دهی
مدل های مختلف مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه یک فرآیند پویا و منعطف است. از همین رو می‌توان برای آن انواع و روش‌های مختلفی را تعریف کرد. با توجه به نوع و حساسیت پروژه هر یک از انواع این روش‌ها می‌تواند برای مدیریت پروژه به کار گرفته شود.
روش امانی مدیریت پروژه چیست؟
بسیاری از پروژه‌ها مدیر پروژه خاصی ندارد. کارفرما یا مدیرکل به‌صورت مستقیم بر روی پروژه نظارت می‌کند. به‌عبارتی مدیریت تمام فرآیند پروژه بر عهده کارفرما است. این پروژه‌ها اغلب پروژه‌های ساده و کوچک هستند.
روش سنتی مدیریت پروژه چیست؟
روش سنتی یکی از قدیمی‌ترین و عمده‌ترین روش‌هایی است که برای مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای مثال اگر پروژه رنگ کردن یکی از دیوارهای شرکت باشد، کارفرما کار مدیریت و اجرای آن را به یک مشاور و پیمانکار می‌سپارد.
مشاور کار طراحی و ساخت و نظارت بر نحوه اجرای کار را برعهده دارد. پیمانکار نیز در این پروژه کار مجری طرح را انجام می‌دهد. در این پروژه شخص کارفرما نیز بر روند اجرای کار نظارت می‌کند.
در این فرآیند طراح و مجری نگرش‌های مختلفی دارند. از همین رو لازم است که در حین اجرای پروژه بازنگری‌ها و دوباره کاری‌هایی اعمال شود.
روش اجرا(پیمان) در مدیریت پروژه چیست؟
این روش اندکی نسبت به روش سنتی پیشرفته‌تر است. همانطورکه گفتیم در روش سنتی ممکن است بین پیمانکار و مشاور اختلاف نظرهایی وجود داشته باشد.
این عوامل درنهایت منجر به بازنگری و اجرای مجدد شده که زمان‌بر و هزینه‌بر است. برای جلوگیری از این موضوع کارفرما می‌تواند به دو روش عمل کند.
روش اول:
مدیریت اجرا برپایه دستمزد
در این روش کارفرما امور برنامه ریزی، هماهنگی و مدیریت را به یک فرد یا شرکت دیگر می‌سپارد. این امر سبب کاهش ریسک کار خواهد شد و تنها دستمزد مدیر اجرایی پرداخت خواهد شد.
روش دوم:
مدیریت اجرا بر پایه مشارکت در ریسک
در این روش از مدیریت پروژه، واحد یا فردی که به‌عنوان مدیر انتخاب میشود بخشی از کار کارفرما را نیز به عهده می‌گیرد. این فرد یا واحد قادر به عقد قرارداد برای بهبود پروژه است. برای مثال می‌تواند با یک کچ کار نیز برای بهبود پروژه رنگ آمیزی دیوار شرکت قرارداد ببندد.
روش طرح و ساخت در مدیریت پروژه چیست؟
در این روش مسئولیت طراحی و مهندسی اجرایی پروژه، تأمین تجهیزات مورد نیاز، انجام عملیات اجرایی و مدیریت بر تمام این مراحل بر عهده شرکت پیمانکار طرح و ساخت خواهد بود.
برای مثال اگر پروژه رنگ‌آمیزی دیوار را در نظر بگیریم. کار طراحی و انتخاب رنگ دیوار، خرید رنگ و تجهیزات نقاشی، انجام کار رنگ‌آمیزی و مدیریت تمام این مراحل بر عهده شرکت طرح و ساخت است. برای این روش دو شیوه تعریف شده است.
روش اول:
روش کلید گردان
در این روش از فرآیند مدیریت پروژه، برآوردکلی هزینه‌ها، صورت کلی طرح و … تحت عنوان خواسته کارفرما در اختیار شرکت طرح و ساخت قرار می‌گیرد.
روش دوم:
روش تلفیقی طرح و ساخت
در این روش بخشی از کار توسط شرکت کارفرما انجام شده و تحت عنوان شرح کار در اختیار شرکت طرح و ساخت قرار می‌گیرد. برای مثال اگر در پروژه رنگ آمیزی دیوار کشیدن و رنگ گردن طرح یک گل بر روی دیوار مدنظر باشد، بخشی از آن توسط کارفرما و کارکنان اجرا خواهد شد.
در این صورت چهارچوب کلی پروژه مشخص است. از همین رو پیمانکار طرح و ساخت تنها می‌تواند در این چارچوب فعالیت کند. یکی از مزایای این روش کاهش احتمال بازنگری و دوباره کاری است.
روش ساخت، بهره برداری و انتقال مدیریت پروژه چیست؟
در این روش بخش بزرگی از تأمین مالی پروژه بر عهده یک شرکت سرمایه‌گذار خواهد بود. همچنین مسئولیت انجام و راه‌اندازی پروژه نیز بر عهده سرمایه‌گذار است.
در این روش ریسک پروژه بر عهده سرمایه‌گذار است. این سرمایه گذار موظف است پس از شروع بهره برداری از پروژه آن را به کارفرما منتقل کند.
نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
در بخش‌های قبل از نرم افزار مدیریت پروژه به‌عنوان سیستم مدیریت پروژه یاد شد. کاری که این نرم‌افزارها در مدیریت پروژه انجام میدهند، زمان‌بندی رویدادها و فعالیت‌ها است.
این نرم‌افزارها برای تسهیل در اجرای پروژه برای بخش عملیاتی آن به کار می‌روند. همچنین برای سطوح مدیریتی نیز جنبه اطلاعاتی دارند. این نرم افزارها با دریافت داده‌ها اطلاعاتی را برای کاربران فراهم می‌کنند. این اطلاعات شامل:
لیست وظایف افراد
زمان بندی اختصاص یافته به پروژه
نمایی از مدت زمان مورد نیاز برای انجام یک پروژه
اطلاعاتی از حجم کار برای اتمام پروژه تعریف شده
مدارک
ارائه اطلاعات از نحوه انجام پروژه (با این قابلیت می‌توان میزان عملکرد مدیر پروژه بر حسب برنامهریزی را سنجید)
استفاده مناسب از منبع محدود
نوع پروژه
این نرم‌افزاها می‌توانند تحت وب باشند یا بر روی دسکتاپ نصب شوند. این نرم‌افزارها دارای انواع تک کاربره، شخصی، جمعی و یکپارچه هستند. هر یک از آنها برای مدیریت پروژه‌های خاص به کار می‌روند و دارای انواع مختلفی هستند.
آموزش مدیریت پروژه چیست؟
پروژه‌ها در دنیای کسب و کار های امروزی نقش بسزایی دارند. برای به سرانجام رسیدن یک پروژه خاص به مدیریت پروژه نیاز است. همانطورکه گفتیم مدیریت پروژه یک مهارت است.
مهارت نیز قابل فراگیری است. بسیاری از مهندسان و افرادی که پیاده‌سازی پروژه را برعهده دارند، می‌توانند با فراگیری مهارت مدیریت پروژه، اهداف و پروژه‌های خود را مدیریت کنند. با استفاده از آموزش مدیریت پروژه می‌توان بسیاری از این مفاهیم را فراگرفت.
در آموزش مدیریت پروژه اغلب مفاهیمی همچون مدیریت پروژه چیست و تفاوت پروژه و کارهای عملیاتی عنوان میشود. همچین انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه معرفی خواهد شد.
همچنین مفاهیمی همچون محدوده پروژه و مفاهیمی همچون مدیریت محدوده نیز آموزش داده خواهد شد. کاربر از طریق این آموزش‌ها فرا می‌گیرد که چطور زمان پروژه را مدیریت نماید. بطورکلی در آموزش مدیریت پروژه مفاهیم بسیاری با هزینه اندک آموزش داده خواهند شد.
۲۰ مهارت مهم در مدیریت پروژه
به هر فرایندی که نیاز به همکاری مجموعه‌ای از افراد داشته باشد، می‌توان نام پروژه داد. طبیعی است که هر پروژه باید در زمان به خصوصی انجام شود و تنها میزان مشخصی بودجه در اختیار دارد. برای آنکه منابع مالی، زمانی و نیروی انسانی به خوبی کار کنند و نتیجه مطلوبی حاصل شود. باید از علمی با نام مدیریت پروژه استفاده کرد.
مدیریت پروژه به منظور برنامهریزی، هماهنگی و کنترل فعالیت‌های پیچیده و متنوع پروژه های صنعتی و تجاری مدرن توسعه یافته است. بنابراین اگر بخواهیم بگوییم که مدیریت پروژه چیست؟ می‌توانیم چنین تعریفی ارائه دهیم: «مدیریت پروژه فرآیند هدایت کار یک تیم برای دستیابی به اهداف معین و رسیدن به معیارهای تعیین شده در یک زمان مشخص است.»
چرا مدیریت پروژه؟ (اهداف مدیریت پروژه چیست)
اهداف مدیریت پروژه در تعریف آن مشخص است. اما اگر بخواهیم به طور موردی بیان کنیم می‌توانیم موارد زیر را ارائه دهیم. با وجود این فاکتورها نمی‌توان بدون برنامه کاری را شروع کرد.
کارایی و کیفیت
نتیجه نهایی یک پروژه باید با هدفی که در نظر گرفته شده متناسب باشد. زمان تأمین کارایی و کیفیت در دست تیم کنترل کیفیت بود. امروزه این وظیفه جمع‌بندی کار تمام اعضای تیم و در گروی انجام درست کار از ابتدا تا انتها است.
بودجه
هر پروژه باید در محدوده بودجه در نظر گرفته شده تمام شود. منابع مالی پایان ناپذیر نیستند و اگر اعتبارات قبل از اتمام کار تمام شود، ممکن است یک پروژه شکست بخورد.
محدودیت زمانی
پیشرفت کار باید مطابق با برنامهریزی انجام شده باشد. تمام مراحل مهم پروژه باید حداکثر تا تاریخ مشخص شده آنها انجام شوند، تا نتیجه آن در تاریخ مقرر یا قبل از آن قابل مشاهده باشد. در بازه زمانی حرکت‌کردن بسیار مهم است چرا که خارج شدن از آن به هیچ عنوان خوشایند حامی مالی و کارفرمای پروژه نیست. بنابراین مدیریت پروژه به دلیل مدیریت زمان، ساماندهی روابط و کمک به اتخاذ تصمیمات بهتر اهمیت بسیاری دارد.
انواع مدیریت پروژه کدامند؟
همه انواع مدیریت پروژه در نهایت یک کار را انجام میدهند، یعنی به سرانجام رساندن یک پروژه؛ اما در هر نوع، از روشی متفاوت برای انجام کار استفاده میشود. انواع و روش های مدیریت پروژه به 7 مدل اصلی و پر استفاده تقسیم‌بندی می‌شوند. project چیست؟ تحقیق در مورد مدیریت پروژه به چه صورتی است؟
مدل «آبشاری» یکی از قدیمی ترین روش های مدیریت پروژه است که هنوز هم توسط تیم های توسعه استفاده میشود. در این روش هر مرحله به طور کامل به مرحله قبل وابسته است. در حالی که سبک «آبشاری» بسیار کندتر از نمونه‌های مشابه خود است، می‌تواند برای کسانی که به دنبال ساختاربندی یا پیش‌بینی زیادی هستند مفید باشد. استفاده از این روش می‌تواند با توقفهای زیادی روبرو باشد. چرا که اشکال در یک مرحله نیازمند بررسی مراحل قبلی است.
مدل چابک (agile project management) مدیریت پروژه
روش «چابک» نسبت به آبشاری سریع‌تر است و فرآیندهای بیشتری را پوشش می‌دهد. چنین نیز می‌توان گفت که روش «چابک» لزوماً یکی از انواع مدیریت پروژه نیست و می‌توان به عنوان یک طرز فکر یا روش کار در هر موضوعی به آن نگاه کرد. در روش «چابک» از زیرگروه‌های کوچک برای انجام کار استفاده میشود که نقش افراد در آنها قابل جابه‌جایی است.
«اسکرام» خلاصه شده روش «چابک» است. بسیار سریع است و دارای یک محدوده کوچک است. در روش«اسکرام» پروژه در قطعات کوچک و معمولاً براساس یک بازه زمانی یک ماهه برنامهریزی میشود. این روش برای تیم‌های کوچک مناسب است.
این روش نیز یکی دیگر از زیر مجموعه های روش «چابک» است. برخلاف نوع اسکرام مدیریت پروژه که بسیار متکی به زمان است، «کنبام» به سازمانی و ساخت‌یافته بودن روند کار اهمیت می‌دهد. برای تحقق این امر، «کنبام» در درجه اول به تعداد وظایفی که در هر فرآیند انجام میشود، چگونگی سادهسازی و غیره نگاه می‌کند. این روش برای انجام پروژه‌های کارخانه‌ای که محصولات مشابه در تعداد بالا تولید می‌کنند مناسب است.
در این روش مدیریت پروژه که از نظر اتکا به روندها و ساختارها مانند «کنبام» است، تأکید بر ذهنیت مشتری است. در این روش مهم این است که چگونه کار به صورتی پیش برود که بهترین نتیجه در مناسب ترین زمان به مشتری ارائه شود.
این روش تأکید بر کیفیت خروجی دارد. این روش زمانی مفید خواهد بود که از روش تکیه گاهی استفاده کرده باشید و نتیجه نهایی به اندازه انتظار رضایت بخش نباشد. درواقع مدل «شش سیگما» می‌تواند با سایر روش‌ها ادغام شده و به بهبود نتیجه کمک کند.
مدل prince2 مدیریت پروژه
روش «PRINCE2» اغلب توسط بخش‌های خصوصی در دولت مورد استفاده قرار می‌گیرد و روی کارایی و به حداقل رساندن خطاها متمرکز است. این روش متمرکز بر جزئیات است و پروژه را به مراحل محصول محور کوچکتر تقسیم می‌کند.
مهارت های مهم در مدیریت پروژه
رهبری
بسیاری معتقدند که افراد با این مهارت رهبری متولد می‌شوند و نمی‌توان آن را آموخت. اما مشخص است که رهبری نیز مانند هر مهارت دیگری قابل آموزش است. بنابراین اگر به فکر انجام امور مدیریت پروژه هستید باید یاد بگیرید که چگونه در مسیر رهبری گام بردارید.
برقراری ارتباط
توانایی برقراری ارتباط مؤثر، مکمل توانایی رهبری است. اگر می‌خواهید رهبر خوبی باشید باید بتوانید با اعضای تیم خود به خوبی ارتباط برقرار کنید. اما شما نه تنها قرار است با تیم خود ارتباط برقرار کنید، بلکه باید ارتباطات روشنی با همه افراد مرتبط با پروژه داشته باشید؛ از فروشندگان و پیمانکاران گرفته تا سهام‌داران و مشتریان.
مدیریت وظایف
مدیریت وظایف با دو مهارت قبلی ارتباط تنگاتنگ دارد. در هر پروژه نقش‌های مختلف و وظایف مختلف هر نقش وجود دارد، که هریک به یکدیگر مرتبط هستند. بنابراین سوءمدیریت می‌تواند خسارات زیادی به پروژه وارد کند. مدیریت وظایف به منزله تهیه یک لیست است. شما در این لیست علاوه‌بر وظایف باید پیچیدگی‌های هریک و ابزارهایی که برای مدیریت کارآمد هر یک نیاز است را بگنجانید.
توانایی مذاکره و حل تداخلات
شما تا چه حد توانایی کمک به اعضای تیم خود را برای حل تناقض‌ها و تداخلات دارید؟ آیا می‌توانید برای افزودن یک فرد متخصص به تیم خود مذاکره کنید؟ به عنوان یک مدیر پروژه اگر این مجموعه مهارت‌ها را داشته باشید یا بتوانید آنها را توسعه دهید، احتمال موفقیت شما افزایش می‌یابد.
ایجاد تعهد در تیم
ایجاد تعهد در تیم در وهله اول با داشتن دلیل و هدف مشخص برای با هم بودن آغاز میشود. هنگامی که این اتفاق افتاد باید درحالی که تیم مراحل تعریف و برنامهریزی را طی می‌کند روابط درونی آن نیز شکل گیرد. بنابراین شما باید درک صحیحی از پویایی تیم داشته باشید. فراموش نکنید که فقط انجام کار مهم نیست بلکه چگونگی انجام کار مهم است.
نتیجه گیری
مدیریت پروژه شامل اختصاص دادن منابع خاص، پیگیری و کاربرد هر یک از آنها برای رسیدن به یک هدف مشخص است. مدیریت پروژه دارای انواع مختلفی است.
انواع مختلف پروژه در حقیقت به روش‌هایی گفته می‌شوند که برای مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند. در راستای تسهیل مدیریت پروژه نرم افزارهایی به این کار اختصاص داده شده‌اند.
این نرم‌افزارها با نام سیستم مدیریت پروژه نیز مشهور هستند. مهارت مدیریت پروژه با تجربه قابل کسب است. اما بهترین روش برای یادگیری استفاده از آموزش‌های مدیریت پروژه است.
برخی از سؤالات رایج
تعریف مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه فرآیندی است در جهت حفظ مسیر پروژه و به منظور دستیابی به تعادل اقتصادی و قابل توجیه، بین ۳ عامل هزینه، زمان و کیفیت. همچنین مدیر پروژه حین انجام پروژه، از ابزار و تکنیک‌های خاصی کمک می‌گیرد تا بتواند پروژه را به‌درستی کنترل کند.
کاربرد نرم افزارهای مدیریت پروژه چیست؟
لیست وظایف افراد
زمان بندی اختصاص یافته به پروژه
نمایی از مدت زمان مورد نیاز برای انجام یک پروژه
اطلاعاتی از حجم کار برای اتمام پروژه تعریف شده
مدارک
ارائه اطلاعات از نحوه انجام پروژه (با این قابلیت می‌توان میزان عملکرد مدیر پروژه بر حسب برنامهریزی را سنجید)
